IT-Ausschreibungsmanagement

Was ist IT-Ausschreibungsmanagement?

In der heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftswelt werden viele potenzielle Projekte und Dienstleistungen ausgeschrieben. Das heißt, zahlreichen potenziellen Unternehmen wird die Möglichkeit geboten, sich für die Arbeit zu bewerben.

In ihren Angeboten beschreiben sie, wie ihr Unternehmen ein Geschäftsproblem lösen, die erforderliche Dienstleistung erbringen oder die angeforderten Waren liefern wird. Sie müssen auch einen wettbewerbsfähigen Preis für diese Arbeit bereitstellen.

Der Prozess des Entwerfens und Schreibens dieser Vorschläge oder Angebote zusammen mit den wettbewerbsfähigen Preisen wird als Ausschreibungsmanagement, Angebotsmanagement oder Angebotsmanagement bezeichnet.

Die Kunst des IT-Ausschreibungsmanagement

Da ein Unternehmen gegen viele andere Unternehmen antritt, die möglicherweise die gleichen oder bessere Qualitäten und niedrigere Preise aufweisen, ist die Kunst des Ausschreibungsmanagements oder des Schreibens eines Gewinnerangebots hochqualifiziert.

Ein guter Ausschreibungs-Autor, der wirklich weiß, wie man ein Gebot schreibt und der das Angebot von den Mitbewerbern abhebt, ist sehr gefragt.

Wann beginnt die Ausschreibungsverwaltung?

Die Ausschreibung beginnt, wenn eine entsprechende Ausschreibung ermittelt wurde. Das ITT ist ein formelles Dokument, das von einem Einkaufsunternehmen veröffentlicht wird, um andere Unternehmen darüber zu informieren, dass Angebote für eine Arbeit, ein Projekt oder eine Dienstleistung erforderlich sind.

Es gibt immer eine feste Frist, bis zu der die Angebote zurückgesandt werden müssen, und dies macht die Angebotsverwaltung sehr zeitabhängig. Dies alles erhöht den Stress des gesamten Prozesses.

Was beinhaltet das IT-Ausschreibungsmanagement?

Analyse der Anforderungen
Entwerfen einer Lösung, die diese Anforderungen erfüllt
Verwaltung der Mitarbeiter, die die Ausschreibung verfassen
Entwicklung eines überzeugenden Vorschlags, der die Anforderungen erfüllt und sich von anderen Angeboten abhebt
Erstellen einer Preisstruktur, die das Angebot gewinnt und bis zum Ende des Projekts einen Gewinn erzielt
Risikominimierung und Maximierung der Auswirkungen der Ausschreibung
Einhaltung enger Fristen

Angebote sind nicht standardisiert

Für die Verwaltung dieser Aktivitäten stehen Standard-Gebotsverwaltungsprozesse und eine veröffentlichte Gebotsmethode zur Verfügung. Es gibt auch einige computergestützte Systeme, die den Workflow eines Ausschreibungsverwaltungsprozesses verwalten, aber die Angebotsverwaltung ist nirgends so formalisiert wie im Projektmanagement.

Dies macht erfahrene Verfasser von Vorschlägen mit einer Erfolgsgeschichte sehr gefragt.

Ein Bid Writer verwaltet das Risiko sehr gut und ist immer organisiert und in der Lage, Mitarbeiter in einem sehr hoch belasteten Umfeld zu verwalten.

Rahmen-Ausschreibungs-Vereinbarungen

Die Ausschreibung ist so beliebt, dass jetzt Ausschreibungen für Rahmenvereinbarungen angeboten werden. Hier bietet ein Unternehmen eine Rahmenvereinbarung an, die es ihm dann die Möglichkeit bietet, Angebote für künftige Arbeiten mit der Organisation abzugeben.

Diese Rahmenvereinbarungen sind besonders bei staatlichen Ausschreibungen und großen Unternehmen beliebt und finden sich häufig in der Informationstechnologie und im Personalwesen.

Angebote können niedrig sein, z. B. ein Reinigungsservice, oder sie können hoch geschätzt werden, z. B. ein Angebot für ein neues Computersystem im Wert von mehreren Millionen Dollar, aber alle haben dieselbe Struktur und dieselben Prozesse.

Sie beginnen mit der Angebotsanfrage und enden mit einem ausgehandelten Vertrag. Ein guter Gebotsmanager weiß, wie man den Prozess verwaltet, während er Mitarbeiter jongliert, Informationen überlastet, nach fehlenden Informationen sucht und Zeitrahmen verwaltet.

Mit professionellem IT-Ausschreibungsmanagement können Sie einen nachhaltigen Outsourcing-Erfolg sicherstellen

Sie haben eine neue IT-Strategie entwickelt oder die bestehende grundlegend aktualisiert und an die neuen Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens angepasst. Darüber hinaus haben Sie die von Ihren internen Kunden angeforderten IT-Services im Rahmen einer IT-Sourcing-Strategie auf Effektivität und Rentabilität geprüft. Infolgedessen haben Sie IT-Services oder IT-Service-Gruppen identifiziert, die im Rahmen von IT-Ausschreibungen entweder zum ersten Mal oder wiederholt ausgelagert werden müssen.
Jetzt geht es darum, die erforderlichen IT-Services auf den Markt zu bringen, den potenziell geeigneten Sourcing-Partner zu identifizieren und einen professionellen IT-Ausschreibungsprozess einzurichten. Wir verwenden bewusst den Begriff Sourcing-Partner anstelle von Anbieter. Wir möchten hervorheben, dass professionelles IT-Ausschreibungs-Management eine vertrauensvolle Geschäftspartnerschaft mit nachhaltigen Erfolgen ermöglicht.

Herausforderungen bei der Ausführung der RfP-Prozesse

Trotz der wachsenden Reife des Outsourcing-Sektors gibt weniger als ein Drittel der Unternehmen einen „hohen“ Grad der Zielerreichung an. Vor allem die gewünschte Servicequalität wird selten erreicht.
Ziel unserer Anfrage zur Angebotsanfrage ist es, den richtigen Beschaffungspartner zu identifizieren und mit ihm einen fairen und tragfähigen Vertrag für einen reibungslosen RfP-Prozess auszuhandeln. Dabei ist ein strukturierter Prozess sehr wichtig, da die Ziele unserer Kunden beim IT-Outsourcing ebenso unterschiedlich sind wie die jeweiligen Ausgangssituationen. Aus diesem Grund muss es eine Methodik geben, die an die Kundenanforderungen anpassbar und skalierbar ist. Eine Sache, die Ihnen während des IT-Ausschreibungsprozesses nicht passieren sollte und die Sie aus den Augen verlieren und die der Beschaffungspartner Sie kontrolliert.

Häufige Fehler im IT-Ausschreibungsmanagement:

Laut Informationsanfrage werden (aus politischen Gründen) nicht die richtigen Kandidaten ausgewählt;
Komplexität und Aufwand werden zum Zeitpunkt der RfP-Spezifikation unterschätzt (und müssen nach Vertragsunterzeichnung wieder wettgemacht werden);
Informationen (z. B. über die Komplexität eigener IT-Systeme) sind nicht verfügbar oder werden absichtlich zurückgehalten.
Echter Wettbewerb wird verhindert, da der Informationsvorsprung des derzeitigen Partners (Amtsinhabers) nicht kompensiert wird (z. B. undokumentiertes Wissen über bestimmte Betriebsumgebungen, branchenspezifische gesetzliche Anforderungen);
Der RfP-Prozess (z. B. Fristen) wird vom Kunden nicht eingehalten oder kurzfristig geändert.
Anstelle einer unternehmensspezifischen Servicebeschreibung wird ITIL häufig als Standard bezeichnet, und daher werden wichtige Entwicklungs- und Betriebsservices häufig „vergessen“.

Auslagerung von IT-Projekten:

Mit uns haben Sie den richtigen Partner bei sich –
Unsere einzigartige Ausschreibungsmethode stellt sicher, dass Sie auf dem Fahrersitz sitzen.
Sparen Sie Ressourcen mit der richtigen Planung und der Vision unseres Expertenteams. Wir machen den komplexen Prozess einer IT-Ausschreibung greifbar, indem wir klare Ziele, Phasen und Meilensteine definieren. Die weitestgehende Parallelisierung der RfP-Phasen trägt dazu bei, die Projektdauer so weit wie möglich zu verkürzen, ohne die Qualität der Ausschreibungsergebnisse zu beeinträchtigen. Dies ist eine sehr entscheidende Tatsache für einen nachhaltigen Outsourcing-Erfolg. Unsere Beratung bietet Ihnen einen Überblick in jeder Phase des RfP-Prozesses.

Unser Sourcing-Masterplan für Ausschreibungsprojekte erleichtert das Projektmanagement

Unser Ansatz basiert auf einer umfassenden und gleichzeitig flexiblen Methodik (einschließlich Tools und Vorlagen). Dabei berücksichtigen wir die Interessen der Kunden und des Sourcing-Partners, um eine nachhaltige Win-Win-Situation für beide Sourcing-Partner zu schaffen. Ein umfassender und systematischer Anforderungskatalog garantiert eine gleichermaßen fokussierte und effiziente Bewertung von Angeboten und Dienstleistern. Wir glauben daran, die Anforderungen klar und deutlich zu erfüllen, aber auch genügend Raum für die kreativen Ideen des Anbieters zu lassen.

Projektinitialisierung

Ziel dieser ersten Phase des RfP-Prozesses ist es sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen für ein reibungsloses Projektmanagement erfüllt sind. Die internen und externen Rahmenbedingungen für das RfP-Projekt werden erstellt. Oft ist es für den Kunden mit erheblichen internen Problemen verbunden, die relevanten Stakeholder aus IT, CIO, Abteilungen, Einkauf, Informationssicherheit und Rechtsabteilungen zusammenzubringen. Wir kennen die Herausforderungen und wissen, wie wir mit wem sprechen und wann wir sie einbeziehen müssen. Eine strukturierte RfP-Strategie wird entwickelt und mit allen Stakeholdern koordiniert. Mit dieser Strategie wird unser Ansatz „konfiguriert“ und an den individuellen Ansatz des Kunden angepasst.

Dies macht Ihren IT-Ausschreibungsprozess erfolgreich

In einem professionellen Ausschreibungsverfahren ermitteln wir den bestmöglichen Beschaffungspartner durch einen transparenten und fairen Wettbewerb. Wir wenden allgemeine Ausschreibungsgrundsätze an.

Wettbewerbsgrundsätze
Transparenzanforderung
Diskriminierungsanforderungen
Auftragsvergabe an spezialisierte, effiziente, zuverlässige und gesetzestreue Organisationen
Angemessene Preise

Überblick über die Erfolgsfaktoren

Klare Ziele und Rahmenbedingungen sind Voraussetzung für eine gute Ausschreibung. Nur dann kann der weitere Prozess effektiv und effizient gestaltet werden.

Ziele und Rahmenbedingungen sind klar definiert
IT-Services und IT-Service-Levels werden ausführlich beschrieben
Anforderungen und Auswahlkriterien sind transparent und werden nicht im größtmöglichen Umfang interpretiert
Es besteht ein uneingeschränktes Engagement der Stakeholder
Der RfP-Prozess wird definiert und auf Einhaltung überwacht

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